Privacybeleid

AED Cleaning hecht veel waarde aan de bescherming van uw privacy. Wij behandelen uw persoonsgegevens steeds zorgvuldig, transparant en in overeenstemming met deze privacyverklaring, de Belgische privacywetgeving en de Europese Algemene Verordening Gegevensbescherming, ook gekend als de GDPR of AVG.

Deze privacyverklaring legt uit welke persoonsgegevens AED Cleaning verzamelt, waarom wij deze gegevens verwerken, hoe wij deze beschermen en welke rechten u heeft met betrekking tot uw persoonsgegevens.

1. Persoonsgegevens

U bent een betrokkene wanneer u een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon bent. Persoonsgegevens zijn alle gegevens die rechtstreeks of onrechtstreeks betrekking hebben op u, zoals uw naam, adres, telefoonnummer, e-mailadres, functie, bedrijfsgegevens of andere identificatiegegevens.

Bijzondere categorieën van persoonsgegevens zijn gevoelige persoonsgegevens, zoals gegevens over gezondheid, ras of etnische afkomst, religieuze of levensbeschouwelijke overtuigingen, seksuele geaardheid, biometrische gegevens of lidmaatschap van een vakvereniging. AED Cleaning verwerkt dergelijke bijzondere persoonsgegevens enkel wanneer dit noodzakelijk is, wettelijk toegestaan is of wanneer u hiervoor uitdrukkelijk toestemming heeft gegeven.

De persoonsgegevens die AED Cleaning kan verwerken, omvatten onder meer:

• contactgegevens, zoals naam, adres, telefoonnummer en e-mailadres;
• professionele gegevens, zoals bedrijfsnaam, functie en zakelijke contactgegevens;
• identificatiegegevens, indien noodzakelijk voor de uitvoering van onze diensten of wettelijke verplichtingen;
• gegevens die u ons bezorgt via formulieren, e-mail, telefoon, onze website of andere communicatiekanalen;
• gegevens in het kader van offertes, overeenkomsten, facturatie, dienstverlening, sollicitaties of klantenopvolging;
• bij een sollicitatie: eerst uw basisgegevens via het online formulier (functie, statuut, naam, telefoon, e-mail, postcode, regio en maximale afstand, beschikbaarheid, ervaring, eventueel een CV en een afgesproken gespreksmoment); daarna, ter plaatse via een persoonlijke link of QR-code, een intake met identiteits- en contactgegevens (familienaam, rijksregisternummer, privéadres, geboortedatum en -plaats, foto van identiteitskaart en rijbewijs, rekeningnummer) en voor zelfstandigen of onderaannemers ook de bedrijfsgegevens en de fiche van de meewerkende personen. Elke persoonlijke link werkt eenmalig en vervalt na het versturen; deze gegevens komen enkel in uw sollicitatiedossier terecht en worden nooit op de website getoond.

Wanneer AED Cleaning bijzondere categorieën van persoonsgegevens zou verzamelen, informeren wij u vooraf over het doel van deze verwerking en vragen wij, waar vereist, uw uitdrukkelijke toestemming.

2. Verwerkingsdoeleinden

AED Cleaning verzamelt en gebruikt uw persoonsgegevens om onze diensten correct te kunnen aanbieden, uitvoeren en beheren. Wij verwerken persoonsgegevens wanneer dit noodzakelijk is voor de uitvoering van een overeenkomst, om te voldoen aan wettelijke verplichtingen, op basis van uw toestemming of omdat wij een gerechtvaardigd belang hebben.

AED Cleaning kan uw persoonsgegevens verwerken voor onder meer de volgende doeleinden:

• het verstrekken van diensten en/of informatie aan u of aan het bedrijf waarvoor u werkt;
• het opmaken en opvolgen van offertes, overeenkomsten, opdrachten en facturatie;
• het beheren van onze relatie met u, uw onderneming of organisatie;
• het leveren, plannen, opvolgen en verbeteren van onze schoonmaak- en facilitydiensten;
• het behandelen van vragen, meldingen, klachten, opmerkingen of feedback;
• het beheren van commerciële, administratieve en operationele processen;
• het behandelen van sollicitaties of samenwerkingen met werknemers, zelfstandigen of onderaannemers;
• het voldoen aan wettelijke, fiscale, boekhoudkundige en administratieve verplichtingen;
• het oplossen van juridische, commerciële of operationele geschillen;
• het verbeteren van onze dienstverlening, interne werking, kwaliteit en klanttevredenheid;
• het verzenden van communicatie over onze diensten, voor zover wettelijk toegestaan of wanneer u hiervoor toestemming heeft gegeven.

AED Cleaning kan u ook vragen om informatie te verstrekken wanneer u een vraag stelt, een probleem meldt, een offerte aanvraagt, een formulier invult of feedback geeft over onze diensten.

Indien wij u als referentie willen gebruiken bij de promotie van AED Cleaning, zullen wij hiervoor vooraf uw specifieke toestemming vragen. In dat geval zullen wij enkel de persoonsgegevens gebruiken die u uitdrukkelijk heeft goedgekeurd.

U kunt ons op elk moment vragen om u niet langer te contacteren voor commerciële communicatie. Indien van toepassing kunt u zich ook uitschrijven via de uitschrijflink in onze e-mails.

AED Cleaning gebruikt uw persoonsgegevens niet voor andere doeleinden dan de doeleinden vermeld in deze privacyverklaring, tenzij wij u hierover vooraf informeren of wanneer dit wettelijk toegestaan is.

3. Verplichte of vrijwillige verstrekking van gegevens

U heeft het recht om bepaalde persoonsgegevens niet aan AED Cleaning te bezorgen. Wanneer u ervoor kiest om gevraagde gegevens niet te verstrekken, kan dit ertoe leiden dat wij bepaalde diensten, informatie, offertes of ondersteuning niet of niet volledig kunnen leveren.

4. Hoe verzamelen wij persoonsgegevens?

AED Cleaning verzamelt persoonsgegevens meestal rechtstreeks van u. Dit kan onder meer gebeuren wanneer:

• u onze website bezoekt;
• u een contactformulier of offerteformulier invult;
• u telefonisch, schriftelijk of elektronisch contact met ons opneemt;
• u klant, leverancier, sollicitant, werknemer, onderaannemer of zakelijke partner bent;
• wij onze diensten aan u of uw organisatie leveren;
• u deelneemt aan enquêtes, feedbackformulieren of kwaliteitsopvolging;
• u ons gegevens bezorgt via e-mail, documenten, formulieren of andere communicatie.

In sommige gevallen ontvangen wij persoonsgegevens via derden, bijvoorbeeld via uw werkgever, opdrachtgever, leverancier of een andere partij die gemachtigd is om deze gegevens aan ons te bezorgen. Wanneer dit vereist is, zullen wij u hierover informeren.

Wanneer AED Cleaning persoonsgegevens ontvangt die wij niet hebben gevraagd en die niet relevant zijn voor de doeleinden waarvoor wij gegevens verwerken, zullen wij deze gegevens verwijderen of anonimiseren, tenzij wij wettelijk verplicht zijn om ze te bewaren of een gerechtvaardigd belang hebben om dit te doen.

5. Cookies

Tijdens een bezoek aan onze website kunnen cookies op uw computer, tablet of mobiel apparaat worden geplaatst. Een cookie is een klein tekstbestand dat door de server van een website in uw browser wordt geplaatst wanneer u een website bezoekt.

Cookies kunnen worden gebruikt om de website correct te laten functioneren, uw voorkeuren te onthouden, statistieken te verzamelen of de gebruikerservaring te verbeteren. Cookies identificeren in principe een apparaat of browser en niet noodzakelijk rechtstreeks een persoon.

AED Cleaning kan gebruikmaken van de volgende soorten cookies:

Functionele en technische cookies

Deze cookies zijn noodzakelijk om de website correct te laten functioneren. Ze zorgen er bijvoorbeeld voor dat pagina's goed laden, formulieren werken of voorkeuren worden onthouden.

Analytische cookies

Deze cookies helpen AED Cleaning om te begrijpen hoe bezoekers de website gebruiken. Zo kunnen wij onze website verbeteren en beter afstemmen op de behoeften van bezoekers.

Marketing- en trackingcookies

Deze cookies kunnen worden gebruikt voor marketingdoeleinden, bijvoorbeeld om advertenties relevanter te maken of om het gedrag van bezoekers op de website te analyseren via externe diensten.

Voor niet-noodzakelijke cookies vragen wij, waar vereist, uw toestemming. U kunt uw toestemming op elk moment wijzigen of intrekken via de cookie-instellingen op onze website of via de instellingen van uw browser.

U kunt uw browser zo instellen dat cookies worden geweigerd, dat u een waarschuwing ontvangt wanneer cookies worden geplaatst of dat cookies automatisch worden verwijderd. Houd er rekening mee dat bepaalde onderdelen van de website mogelijk niet correct werken wanneer u cookies uitschakelt.

AED Cleaning kan gebruikmaken van externe diensten zoals Google Analytics, Meta/Facebook Pixel of gelijkaardige analysetools en marketingtools. Deze diensten kunnen cookies plaatsen en informatie verwerken over uw gebruik van de website. Voor zover vereist, gebeurt dit enkel na uw toestemming.

6. Links naar andere websites

De website van AED Cleaning kan links bevatten naar websites van derden. AED Cleaning is niet verantwoordelijk voor de inhoud, werking of privacypraktijken van externe websites.

Wanneer u via onze website doorklikt naar een externe website, raden wij u aan om de privacyverklaring van die website te raadplegen.

7. Delen van persoonsgegevens met derden

AED Cleaning kan uw persoonsgegevens delen met derden wanneer dit noodzakelijk is voor de uitvoering van onze diensten, onze bedrijfsvoering, wettelijke verplichtingen of gerechtvaardigde belangen.

Uw persoonsgegevens kunnen onder meer worden gedeeld met:

• medewerkers, vertegenwoordigers, zelfstandigen of onderaannemers van AED Cleaning;
• externe dienstverleners, zoals IT-partners, boekhouders, sociaal secretariaten, juridische adviseurs, verzekeraars, post- en koeriersdiensten;
• commerciële of operationele partners die betrokken zijn bij onze dienstverlening;
• overheidsinstanties, toezichthouders, gerechtelijke instanties of politiediensten wanneer dit wettelijk vereist is;
• andere partijen wanneer u hiervoor toestemming heeft gegeven.

Wanneer AED Cleaning persoonsgegevens deelt met externe verwerkers, nemen wij redelijke maatregelen om ervoor te zorgen dat deze partijen uw gegevens vertrouwelijk behandelen en voldoende technische en organisatorische beveiligingsmaatregelen nemen.

Indien persoonsgegevens buiten de Europese Economische Ruimte worden verwerkt, zorgt AED Cleaning ervoor dat dit gebeurt volgens de toepasselijke wettelijke waarborgen, zoals passende contractuele bepalingen (Standard Contractual Clauses) of andere erkende overdrachtsmechanismen.

Een overzicht van onze externe sub-verwerkers (SaaS-leveranciers voor planning, boekhouding, CRM, e-mail en infrastructuur), inclusief doel, bewaartermijn en locatie van datacenter — ons register sub-verwerkers conform GDPR Art. 28 — is op verzoek verkrijgbaar via info@aedcleaning.com.

Bij een beveiligingsincident waarbij uw persoonsgegevens betrokken zijn, melden wij dit binnen 72 uur aan de bevoegde toezichthouder (BE: Gegevensbeschermingsautoriteit, NL: Autoriteit Persoonsgegevens, FR: CNIL) conform GDPR Art. 33. Indien het incident een hoog risico voor u inhoudt, informeren wij u rechtstreeks conform GDPR Art. 34. Ons incident-response-protocol is op verzoek verkrijgbaar via info@aedcleaning.com.

8. Opslag en beveiliging

AED Cleaning bewaart persoonsgegevens zowel digitaal als, indien nodig, op papier. Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beschermen tegen verlies, misbruik, onbevoegde toegang, wijziging, openbaarmaking of vernietiging.

Deze maatregelen kunnen onder meer bestaan uit:

• toegangsbeperkingen tot persoonsgegevens;
• beveiligde digitale systemen;
• vertrouwelijkheidsverplichtingen voor medewerkers en dienstverleners;
• veilige opslag van documenten;
• interne procedures voor gegevensbescherming;
• passende beveiliging van communicatie en IT-systemen.

Toegang tot persoonsgegevens wordt beperkt tot personen die deze gegevens nodig hebben voor de uitvoering van hun functie of opdracht.

AED Cleaning bewaart persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor de doeleinden waarvoor ze werden verzameld, tenzij een langere bewaartermijn wettelijk verplicht is of noodzakelijk is voor de verdediging van onze rechten.

Wanneer persoonsgegevens niet langer nodig zijn, worden ze verwijderd, vernietigd of geanonimiseerd.

9. Uw rechten

U heeft, binnen de grenzen van de toepasselijke wetgeving, verschillende rechten met betrekking tot uw persoonsgegevens.

U heeft onder meer het recht om:

• toegang te vragen tot de persoonsgegevens die AED Cleaning over u verwerkt;
• onjuiste of onvolledige persoonsgegevens te laten verbeteren;
• uw persoonsgegevens te laten verwijderen wanneer daar een geldige reden voor bestaat;
• de verwerking van uw persoonsgegevens te laten beperken;
• bezwaar te maken tegen bepaalde verwerkingen;
• uw toestemming in te trekken wanneer de verwerking gebaseerd is op toestemming;
• uw persoonsgegevens in een gestructureerd, gangbaar en machineleesbaar formaat te ontvangen, indien van toepassing;
• klacht in te dienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit.

AED Cleaning neemt redelijke maatregelen om ervoor te zorgen dat de persoonsgegevens die wij verwerken juist, actueel, volledig en relevant zijn.

Wanneer u denkt dat uw persoonsgegevens onjuist, verouderd, onvolledig, irrelevant of misleidend zijn, kunt u ons vragen deze gegevens te verbeteren.

10. Hoe kunt u uw persoonsgegevens raadplegen of verbeteren?

Indien u vragen heeft over deze privacyverklaring of indien u uw rechten wilt uitoefenen, kunt u contact opnemen met AED Cleaning:

• Per post: AED Cleaning, Antwerpsesteenweg 19, 9080 Lochristi
• Per e-mail: info@aedcleaning.com
• Telefonisch: +32 (0)9 296 44 97

Om uw privacy te beschermen, kunnen wij u vragen om uw identiteit te bevestigen voordat wij gevolg geven aan uw verzoek.

AED Cleaning zal uw verzoek behandelen binnen de wettelijk voorziene termijn. Indien wij uw verzoek niet of slechts gedeeltelijk kunnen inwilligen, zullen wij u hierover informeren en uitleggen waarom dit het geval is.

In principe worden er geen kosten aangerekend voor het uitoefenen van uw privacyrechten. Indien een verzoek kennelijk ongegrond, buitensporig of herhaaldelijk is, kan AED Cleaning een redelijke vergoeding vragen of het verzoek weigeren, zoals toegestaan door de toepasselijke wetgeving.

11. Klachten

Indien u een klacht heeft over de manier waarop AED Cleaning uw persoonsgegevens verwerkt, vragen wij u om eerst contact met ons op te nemen. Wij zullen proberen uw klacht zo snel en zorgvuldig mogelijk te behandelen.

U kunt AED Cleaning contacteren via:

• E-mail: info@aedcleaning.com
• Telefoon: +32 (0)9 296 44 97
• Post: AED Cleaning, Antwerpsesteenweg 19, 9080 Lochristi

Indien u van mening bent dat uw klacht niet voldoende werd behandeld, heeft u het recht om klacht in te dienen bij de Belgische Gegevensbeschermingsautoriteit:

Meer informatie vindt u bij de Gegevensbeschermingsautoriteit.

12. Wijzigingen aan deze privacyverklaring

AED Cleaning kan deze privacyverklaring van tijd tot tijd wijzigen, bijvoorbeeld wanneer onze diensten, website, wettelijke verplichtingen of verwerkingsactiviteiten veranderen.

De meest recente versie van deze privacyverklaring wordt gepubliceerd via onze website of kan op verzoek worden verkregen.

Lochristi, september 2026